RESUMO: Apresenta análise da usabilidade do ecossistema de informação da Secretaria Nacional de Juventude, desenvolvido a partir de convênio do órgão com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, com vigência entre 2014 e 2019. Também se descreve os sistemas desenvolvidos no âmbito do projeto, considerando suas especificidades, interface, possibilidades e limitações; identifica-se possíveis melhorias no ecossistema informacional implantado no referido projeto, considerando alterações sugeridas; e se discute aplicabilidade dos sistemas desenvolvidos pelo projeto em outros órgãos e autarquias governamentais. Para tanto, adotam-se procedimentos descritivos e exploratórios, dentro de uma abordagem qualitativa, considerando guias de utilização desenvolvidos como fontes de informação consultadas. A partir da documentação sobre o projeto, do acesso aos sistemas criados e da análise de interações oferecidas pelos softwares, foi observada a usabilidade de cada um dos sistemas e sua possível adequação a outras instituições públicas. Os resultados apontam que o sistema implantado utiliza, geralmente, interações já conhecidas pelos usuários, o que facilita o aprendizado de suas ferramentas; que há um grau distinto de dificuldade, relacionado ao perfil esperado de usuário; e que a possibilidade de customizar esses sistemas lhes permite ser utilizados em outros órgãos públicos com necessidades informacionais semelhantes. Conclui-se que o ecossistema informacional implementado é eficaz e de boa usabilidade, embora demande mais estudos para considerar sua adequação e maleabilidade aos novos modelos de gestão em implantação no serviço público federal.
PALAVRAS-CHAVE: Usabilidade. Ecossistema informacional. Secretaria Nacional de Juventude. Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia.
ABSTRACT: It presents a usability analysis of Brazilian National Youth Secretariat’s informational ecosystem – developed from an agreement with Brazilian Institute of Information in Science and Technology, from 2014 to 2019 – is conducted. It presents a description of systems implemented in such project, its interface, specificities, possibilities and limitations; it points out improvements that could be achieved and discuss if such systems could be used in other government institutions. Such analysis involves a qualitative, descriptive and exploratory approach, considering user’s guides as source of information, as well as documents about such systems, its features and interactions with users. Results highlights how such ecosystem uses known interactions, offering an easier use; a distinct level of difficult of utilization, related to the expected profile of the user; and that systems customization possibilities allows them to be used in other government institutions. Finally, it concludes that such informational ecosystem is effective and has great usability. However, new studies shall be conducted before its adoption in different government offices.
Keywords: Usability. Informational ecosystem. National Youth Secretariat. Brazilian Institute of Information in Science and Technology.
1 Introdução
A eficiência é um dos princípios constitucionais que devem guiar a Administração Pública e, cada vez mais, passa por uma adequada gestão da informação, que permite uma tomada de decisão adequada para a utilização eficiente dos recursos disponíveis. No contexto das políticas públicas de juventude, tais iniciativas são ainda mais urgentes, considerando que tal temática é discutida há pouco. É papel do serviço público, nesse contexto, não apenas utilizar as informações disponíveis, mas produzir e disseminar conhecimento sobre a temática; perspectiva essa que guiou o convênio entre Secretaria Nacional de Juventude (SNJ) e o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) (SHINTAKU; BRITO; BARCELOS, 2019).
Celebrado em 2014, tal acordo permitiu a produção de seis livros, dois capítulos de livro, oito artigos em periódicos científicos e 16 artigos apresentados em eventos científicos (IBICT, 2019), sendo que parte significativa dessa literatura relata a implantação do ecossistema informacional da SNJ. Esse sistema envolve o arquivamento, a recuperação, a produção e disseminação da informação dentro da secretaria, tornando tal órgão um espaço não apenas de desenvolvimento de políticas de Estado para a juventude, mas também um espaço de produção do conhecimento (SHINTAKU; BRITO; BARCELOS, 2019). Gerir de modo adequado essa informação envolve a compreensão de que toda informação é construída socialmente (CAPURRO, 2003; FARRADANE, 1980; HJØRLAND, 2002; WERSIG, 1993). Também se deve considerar que o fluxo informacional depende da qualidade da informação, como ela é distribuída e como ela se adequa ao que o usuário precisa (CALAZANS, 2006).
A partir do convênio, foi desenvolvido um ecossistema informacional que atende demandas relacionadas à produção da informação, sua disseminação, a disseminação de dados, a promoção de pesquisas sobre juventude, a guarda de informação e a divulgação das ações da SNJ. Dentre os softwares utilizados estão Open Journal Systems e TemaTres; VuFind, DSpace e Koha; Ckan; Vivo; AtoM; e Noosfero, respectivamente, utilizados na Revista de Juventude e Políticas Públicas, em um sistema integrado de gestão de biblioteca (SIGB), na Plataforma de Dados Abertos da Juventude, no arquivo e o Portal da Juventude, que contempla o Participatório (SHINTAKU; BRITO; BARCELOS, 2019). O objetivo geral desse estudo é analisar os sistemas desenvolvidos pelo projeto desenvolvido pelo Instituto Nacional de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) na Secretaria Nacional de Juventude (SNJ), entre 2015 e 2019, considerando sua usabilidade e sua metodologia. Para tanto, discute-se o que é usabilidade, apresenta-se os procedimentos metodológicos e os resultados do estudo.
2 Usabilidade
A usabilidade é o nível de facilidade encontrado por um usuário para se adaptar ao uso de um produto com o qual ainda não está acostumado (TORRES; MAZZONI, 2004). Desse modo, está relacionado à experiência de quem utiliza pela primeira vez determinada aplicação ou objeto e sua curva de aprendizado. Não se trata, portanto, de uma compreensão de que um produto possui ou não uma boa usabilidade, mas sim “uma propriedade contínua que abrange diferentes extensões de usabilidade” (MARTINS et al., 2013, p. 32), sendo uma medida de como utilizadores específicos em um contexto também específico podem usar tal produto com eficácia, eficiência e satisfação Ainda pode-se considerar que a experiência do usuário não está limitada a seu uso, mas também envolve aspectos sociais, cognitivos, afetivos e físicos em sua interação (MARTINS et al., 2013).
“A usabilidade integra [...] qualidades como diversão, bem-estar, eficácia coletiva, estética, criatividade, suporte para o desenvolvimento humano, entre outras” (MARTINS et al., 2013, p. 32). Quanto maior a usabilidade, amplia-se também a eficácia e eficiência do produto, sua aceitação, a produtividade, bem como a adequação a utilizadores que possuem menos formação ou necessidades especiais. Desse modo, também se reduz erros (MARTINS et al., 2013).
No contexto da arquitetura da informação, entende-se que a usabilidade é o quão fácil é acessar determinada informação em um ambiente informacional digital (VECHIATO; VIDOTTI, 2012). Estão envolvidos, ainda, o grau de satisfação do usuário com o produto ou serviço informacional utilizado, a praticidade do uso – e o quão difícil é que usuários esqueçam como manipular o sistema -, e se as tarefas para as quais o sistema foi planejado são resolvidas com êxito. As interfaces devem ser úteis, sem chamarem a atenção do usuário para si mesmas, permitindo ao usuário que se foque na resolução de seu problema (FERREIRA; LEITE, 2003).
3 Procedimentos metodológicos
Considerando que o presente texto procura analisar os sistemas desenvolvidos pelo projeto desenvolvido pelo Ibict na SNJ, considerando sua usabilidade e sua metodologia de aplicação, adotam-se procedimentos descritivos e exploratórios, dentro de uma abordagem qualitativa. Guias de usuário desenvolvidos pelo Ibict para o ecossistema informacional implantado serão utilizados como fonte de informações sobre os sistemas implantados. A lista abaixo apresenta as fontes consultadas:
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A partir da documentação sobre o projeto, do acesso aos sistemas criados e da análise de interações oferecidas pelos softwares, foi observada a usabilidade de cada um dos sistemas e sua possível adequação a outras instituições públicas. Foram analisados o Portal da Juventude, que contempla o Observatório Participativo da Juventude, o Sistema Integrado de Gestão de Biblioteca da SNJ, a Biblioteca Digital de Juventude, o Diretório de Pesquisa de Juventude, o sistema do Arquivo da SNJ, a Revista Juventude e Políticas Públicas e, por fim, a Plataforma de Dados Abertos de Juventude1. Os resultados apresentam breve descrição de cada um desses sistemas e sua experiência de uso.
3.1 Limitações do estudo
A análise parte da documentação do projeto e da utilização das ferramentas implantadas na SNJ. Não se realiza, contudo, uma pesquisa ampla com usuários, a fim de indicar que entraves esses encontram na utilização dos softwares implantados. Sugere-se que, em estudos posteriores, tal perspectiva seja contemplada, com pesquisa de uso com usuários desses sistemas tanto da SNJ como usuários externos. Ademais, percebe-se a necessidade de estudos que foquem na adequação dos produtos desenvolvidos pelo projeto à nova realidade da SNJ como órgão subordinado a um ministério e não ligado diretamente à Presidência da República.
4 Resultados
Dentre os sistemas federados que compõem o ecossistema de informação da SNJ, observa-se um nível de especialização esperado do usuário diferente relacionado a cada uma das plataformas, a depender das ações que este busca desenvolver. A busca federada, além da ampla customização pela qual cada sistema passou, garantem maior usabilidade. No entanto, em alguns dos sistemas, a especificidade do vocabulário demanda maiores conhecimentos de quem busca utilizar tais softwares.
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nível de especialização requerido do usuário |
nível de usabilidade do sistema |
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Portal da Juventude |
Biblioteca Digital de Juventude |
Diretório de Pesquisa de Juventude |
Sistema Integrado de Gestão de Biblioteca |
Revista Juventude e Políticas Públicas |
Arquivo da SNJ |
Plataforma de Dados Abertos |
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Interações já conhecidas pelo usuário. |
Público tem acesso facilitado aos documentos do repositório. |
Acesso aos dados de cada pesquisador depende de interações conhecidas pelo usuário, mas são necessários muitos cliques para acessar uma informação. |
O OPAC é aberto aos usuários, com acesso relativamente facilitado. |
Acesso aos artigos é facilitado. O processo de submissão, contudo, demanda conhecimento prévio da ferramenta. |
Utilização demanda conhecimento de terminologia arquivística. |
Utilização demanda capacidade de lidar com diversos formatos de dados brutos. |
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Administração do site é facilitada, especialmente por se tratar de um CMS. |
Administração demanda a criação de política de depósito e organização do repositório. |
Alimentação da plataforma depende do desenvolvimento de scripts ou sistemas para coletar os dados de publicação. |
Catalogação e administração do sistema dependem de amplo conhecimento do Koha e suas ferramentas. |
Administração é restrita aos editores, mas acesso é facilitado para quem já utiliza o OJS. |
Envolve desenvolvimento de política de arquivo, bem como implementação do sistema. |
Publicação de dados depende do conhecimento do sistema e adequação a padrões específicos. |
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4.1 Portal da Juventude
O maior sistema desenvolvido no projeto é, certamente, o Portal da Juventude que, além de ser espaço de divulgação de ações e notícias sobre o projeto, engloba o Observatório Participativo da Juventude, o Participatório (CAVALCANTI et al., 2017; BRASIL et al., 2018; TEIXEIRA et al., 2019). O Participatório possui 627 comunidades, mais de 10 mil usuários, mais de 10 mil artigos, contabilizando 22.171 páginas (OLIVEIRA et al., 2018). É desenvolvido a partir do software livre Noosfero, um sistema de gestão de conteúdos (content management system, CMS), como explicam Lozzi e colaboradores (2019). Análise detalhada do portal é desenvolvida por Cavalcanti e colaboradores (2017).
Essa é a interface mais amigável entre os produtos desenvolvidos no âmbito do projeto entre Ibict e SNJ. Diversas ações dependem de caminhos heurísticos já conhecidos pelo usuário, de modo que a utilização da ferramenta é bem simplificada. Alguns atalhos ficam um pouco escondidos, como o de login no Participatório. No entanto, as comunidades são indicadas por grandes ícones, bem como outras funcionalidades. Pesa contra o portal, também, o fato de o usuário precisar realizar rolagem de página para ter acesso a todos os dados. Apesar disso, o sistema mostra-se adequado e atendendo às necessidades do usuário, especialmente pela integração entre portal e rede social de internet. Cabe apontar, ainda, que a administração e alimentação do portal são facilitadas, por este funcionar a partir de um CMS.
4.2 Biblioteca Digital de Juventude (BDJuv)
A interface da biblioteca, como apontam Jesus e Silveira (2019), busca ser atrativa para os usuários mais jovens, que fazem parte de seu público-alvo. No entanto, com a transferência da SNJ para o MMFDH, tal biblioteca foi integrada com a do ministério, de modo que existem coleções com acervo sobre infância e, também, pessoas idosas. Tal iniciativa dificulta o acesso aos materiais sobre juventude, antes objeto único da biblioteca virtual. A interação do usuário com a BDJuv, apesar disso, ainda envolve caminhos já conhecidos por quem usa internet: a barra de pesquisa é um campo em que se digita o termo de busca e, para pesquisá-lo, clica-se em uma lupa. No rodapé da página, estão disponíveis atalhos para as plataformas da juventude, o que facilita o acesso a tais espaços.
A BDJuv é desenvolvida por meio do DSpace, que oferece a possibilidade de criação simplificada de um repositório virtual, sua gestão e políticas de acervo (JESUS; SILVEIRA, 2019). Sua adequação depende, ainda, de um sistema de busca federada, que localiza o termo pesquisado na Biblioteca da Juventude, na Revista Juventude e Políticas Públicas, na Plataforma de Dados Abertos da Juventude, no Diretório de Pesquisas sobre Juventude ou no Arquivo da SNJ. Tal ferramenta é possível por meio de um sistema de conhecimento desenvolvido a partir do software livre VuFind, que é um sistema de entrega e descoberta (SCHIESSL et al., 2019). Também depende de um vocabulário controlado, produzido a partir de outra ferramenta livre, o TemaTres (BRASILEIRO et al., 2019). Tais ferramentas, combinadas, permitem que o usuário possa pesquisar por uma expressão específica e receber indicações de todos os documentos do acervo do CedocPPJ que remetem àquele tema.
4.3 Diretório de Pesquisa de Juventude
O diretório reúne mais de 220 artigos científicos, 178 livros e outras publicações realizadas por pesquisadores de 47 grupos de pesquisa que abordam a juventude e sua problemática (OLIVEIRA et al., 2019). Utiliza o VIVO, plataforma livre que reúne informação sobre pesquisadores, suas pesquisas, fomento e trabalhos acadêmicos (OLIVEIRA et al., 2019). Como um repositório, o sistema tem funções e interações semelhantes às do DSpace, utilizado na BDJuv. O vocabulário utilizado não é incomum, bem como as interações existentes são comuns para os usuários. O sistema é simples, sua interface não divide a atenção do usuário e permite a este executar ações de modo eficaz e eficiente.
4.4 Revista Juventude e Políticas Públicas (RJPP)
A Revista Juventude e Políticas Públicas (RJPP) utiliza a versão 3.0 do Open Journal Systems, cujas características foram descritas por Brito e colaboradores (2018) e Santos, Macêdo e Brito (2019). A interface é mais amigável que a de versões anteriores, mas o processo de submissão ainda é longo e envolve muitas etapas. Ações básicas, como o cadastro e o acesso à plataforma, e até mesmo a recuperação de senha, são bastante facilitadas, por se utilizarem de interações já conhecidas pelos usuários. Para leitores, a versão 3.0 apresenta interações ainda mais simplificadas, com a possibilidade de acessar os artigos da última edição em PDF, já na página inicial da revista. A ferramenta de busca, disponível no menu superior, também utiliza caminhos heurísticos já conhecidos pelo leitor, o que facilita sua utilização. Por sua vez, a administração das revistas envolve um período de aprendizagem maior, até por se tratar de atividade especializada.
4.5 Sistema Integrado de Gestão de Biblioteca (SIGB)
Trata-se de um sistema complexo que busca apoiar as atividades da Biblioteca da Juventude, mantida pela Secretaria Nacional de Juventude. Utiliza-se do software livre Koha, escolhido pelas funcionalidades que apresenta, bem como o suporte de uma comunidade internacional de usuários. O sistema também oferece um catálogo on-line de acesso público, a possibilidade de importar registros, constantes atualizações, possibilidade de customizar dados bibliográficos utilizados na indexação, bem como o autorregistro do usuário externo. Tais características pautaram a escolha do sistema pela equipe (SCHIESSL et al., 2017, SCHIESSL; BRASILEIRO; MACÊDO, 2019).
A interface que permite definição das políticas de acervo e de empréstimo possui muitas informações, sendo que os links são destacados em negrito e na cor azul. No entanto, a diagramação não permite uma leitura facilitada, já que muitas informações são apresentadas sem uma adequada hierarquização. A operação de algumas funções, por sua vez, também demanda maior conhecimento do sistema. O mesmo se dá em algumas outras páginas de configuração, como a de preferências do sistema, em que os valores são apresentados em códigos de programação.
A execução de algumas tarefas no Koha também é mais complexa. É o caso da emissão de etiquetas para os itens, que não é adequada às necessidades de qualquer biblioteca. Apesar dessas questões, a administração do sistema é facilitada em alguns dos módulos: é o caso do cadastro de autoridades, o módulo de catalogação, dentre outras opções. Espera-se que um sistema de gestão de bibliotecas atenda de modo adequado as demandas da instituição, ao mesmo tempo em que sua gestão seja facilitada.
O catálogo público de acesso on-line (OPAC) do Koha, por sua vez, utiliza interações já conhecidas pelo público, o que facilita seu acesso àqueles que não possuem tanta familiaridade com sistemas de gestão de bibliotecas. Um campo de busca em que se pode selecionar a busca no catálogo pelo título, autor, assunto, ISBN, série ou número de chamada da obra permite ao usuário pesquisar aquilo que é de seu interesse. O usuário já está acostumado com sistemas de busca como o Google, de modo que a interação com o OPAC é facilitada.
A interface é bem mais amigável nessa seção do sistema, o que permite uma operação simplificada. Tal opção é importante, considerando que quem acessa o OPAC não possui a especialização de um usuário bibliotecário, que atua na gestão da biblioteca. Apresenta-se uma lista de obras que foram encontradas a partir dos termos de busca, com o detalhamento de cada uma delas. Chama a atenção o uso de ícones e figuras para representar o tipo de material, bem como o uso de interações já conhecidas pelo usuário como ‘adicionar no carrinho’, a capa do livro e a possibilidade de classifica-lo (de uma a cinco estrelas).
A adoção de uma operação simplificada por meio de uma interface amigável e que utiliza estruturas heurísticas já desenvolvidas pelo usuário tornam o uso do Koha interessante para o usuário externo da biblioteca. Não se trata de uma interface que tire a atenção de quem a utiliza, mas o encaminha para as interações adequadas e de acordo com a necessidade do público atendido pela biblioteca. Nesse sentido, o sistema mostra-se adequado e com uma curva de aprendizagem adequada, já que adota interações já conhecidas pelo usuário externo.
Diante da transferência da Secretaria Nacional de Juventude (SNJ) para o Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos (MMFDH), a biblioteca de juventude também foi integrada à biblioteca do ministério. Considerando tal contexto, surge a necessidade de adequar o sistema para as novas demandas existentes, já que surge também outro público e usuário. No entanto, a maleabilidade do sistema e sua fácil configuração permitem sua adequação. Cabe considerar, em pesquisas futuras, se tais alterações e a customização foram realizadas.
4.5 Sistema de Arquivo da SNJ
O repositório adota um sistema de busca, interação com a qual o público já está acostumado. Também existe a possibilidade de navegar por cada uma das seções do arquivo, que podem ser escolhidas em lista suspensa (Figura 4). Contudo, cabe destacar que tal navegação só faz sentido para aqueles que estão acostumados com a terminologia relativa a arquivos. A descrição de cada arquivo também é de fácil utilização, apresentando os metadados de cada material arquivado na SNJ. Cabe destacar, mais uma vez, que o usuário do arquivo precisa ter uma noção mínima dos termos utilizados para conseguir acessar adequadamente a ferramenta. Considerando o público que acessa tais arquivos, tal questão não parece impedir sua utilização.
4.6 Plataforma de Dados Abertos de Juventude
Dentre os sistemas desenvolvidos no projeto, este parece ser aquele voltado a um público com maior especialização e capaz de tratar dados brutos. Baseia-se no CKAN, software livre que permitem um depósito organizado de dados, e permite mais de uma base de dados em uma mesma instalação. A fim de facilitar o uso do sistema, foram criadas coleções para reunir os dados, a saber: cidadania, comunicação, cultura, diversidade, esporte e lazer, perfil, educação, meio ambiente, saúde, segurança e justiça, trabalho e território e mobilidade (SCHIELSS; COSTA; GOMES, 2019).
Embora se trate de um sistema voltado a grupos com maior especialização, a plataforma possui interações muito intuitivas e conhecidas do usuário. A maior dificuldade está no acesso, por parte do usuário, às bases de dado ali disponibilizadas. Isso porque diversos formatos de arquivo são disponibilizados, desde arquivos separados por vírgulas (CSV) a PDFs. Assim, a acessibilidade de cada formato demanda conhecimentos específicos de cada usuário. Além disso, a interface é familiar apenas àqueles que estão acostumados a lidar com repositórios e bases de dados. Contudo, ao considerar-se o público a quem a plataforma é dirigida, tais características parecem não ser um impeditivo para um efetivo uso – e a curva de aprendizagem não é tão ampla.
5 Considerações
A usabilidade, como se apontou nesse texto, está ligada ao grau de facilidade que um usuário tem ao executar uma tarefa em um sistema que não conhece, de forma eficiente e eficaz. Em um contexto marcado por uma pletora informacional, pela velocidade dos processos e necessidade de um uso cada vez mais racional e efetivo do erário público e na execução dos atos administrativos, esse conceito se amplia, envolvendo também a adequada gestão de insumos informacionais de forma rápida, facilitada e eficiente. Nesse sentido, o ecossistema desenvolvido no âmbito do projeto entre SNJ e Ibict mostra-se eficaz, embora demande mais estudos para considerar sua adequação e maleabilidade aos novos modelos de gestão em implantação no serviço público federal.
Em primeiro lugar, os sistemas são federados, o que permite ao usuário pesquisar, de uma única vez, todos os repositórios institucionais da SNJ. Os itens relacionados são apresentados e podem ser consultados com facilidade, de modo que se garante eficiência na recuperação da informação. Ainda se aponta que as interfaces utilizadas não são de difícil utilização, adotando interações já conhecidas pelo usuário. Desse modo, facilita-se a utilização dos sistemas. Há dificuldades pontuais, relacionadas especificamente à terminologia específica para cada tipo de documento.
O fato de se tratarem de softwares livres amplamente customizáveis e com uma comunidade de usuários ampla torna o modelo replicável a outras instituições, considerando, obviamente, as demandas informacionais de cada uma. Nesse sentido, cabe o desenvolvimento de diagnósticos para avaliação do contexto informacional da instituição, suas necessidades e desafios. Assim, é possível garantir a usabilidade, a eficiência e eficácia dos sistemas.
Referências:
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