RESUMO: O presente trabalho objetivou refletir acerca do diagnóstico arquivístico. O estudo teve como ponto de partida a realidade de acervo municipal de Sapé, cidade do interior da Paraíba. Dessa realidade, organizou-se literatura que contempla a temática diagnóstico arquivístico. A pesquisa possui caráter exploratório e descritivo, coletando os dados por meio do levantamento bibliográfico realizado no website da Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação sobre o diagnóstico arquivístico. A literatura produzida por estudiosos da área, que normatizam e que orientam o fazer arquivístico nas instituições, foi somada aos registros presentes no campo de pesquisa por meio da observação não participante e do registro no diário de bordo. Como resultados da investigação, avaliou-se o arquivo municipal de Sapé como um todo e os seus documentos, considerando as suas atividades, funções e fluxos informacionais. Dessa avaliação e da literatura envolvendo o diagnóstico arquivístico, foram realizadas contribuições técnicas sobre o tema em tela. Contribuiu-se com uma proposta de diagnóstico arquivístico considerando a realidade estudada in loco e a prática acumulada. Conclui-se que o diagnóstico de arquivo é uma atividade fundamental no campo da Arquivologia, sendo valorosa a sua sistematização.

PALAVRAS-CHAVE: diagnóstico arquivístico; avaliação; Arquivologia.

ABSTRACT: This study aimed to reflect on archival diagnosis. The study had as its starting point the reality of the municipal archive of Sapé, a city in the interior of Paraíba. From this reality, literature that addresses the theme of archival diagnosis was organized. The research has an exploratory and descriptive character, collecting data through a bibliographic survey carried out on the website of the Reference Database of Journal Articles in Information Science on archival diagnosis. The literature produced by scholars in the area, which standardizes and guides archival work in institutions, was added to the records present in the research field through non-participant observation and logbook records. As a result of the investigation, the municipal archive of Sapé as a whole and its documents were evaluated, considering their activities, functions and information flows. From this evaluation and the literature involving archival diagnosis, technical contributions were made on the subject at hand. A proposal for archival diagnosis was contributed considering the reality studied in loco and the accumulated practice. It is concluded that archival diagnosis is a fundamental activity in the field of Archival Science, and its systematization is valuable.

Keywords: archival diagnosis; assessment; Archival science.

1 INTRODUÇÃO

Toda instituição produz documentos que refletem as suas atividades, e visam atender à sua administração. Os documentos possuem um importante papel nas diversas práticas diárias das instituições e da sociedade, do aspecto comprobatório e gerencial ao informacional para todo e qualquer cidadão que dele necessite. O conjunto orgânico documental dos arquivos, em específico dos órgãos públicos, é formado por documentos produzidos, recebidos e acumulados a partir da prática de atos que figuram a ação de seus produtores, cuja finalidade cumpra as funções para a qual o documento e a informação contidas nele foram criados.

Nesse sentido, o diagnóstico arquivístico constitui-se como uma das etapas indispensáveis do processo de conhecimento sobre a instituição, pois é a partir dos dados levantados no diagnóstico, que o arquivista define e articula métodos que sejam adequados para cada tipo de situação, visando a identificar os pontos fortes e fracos, propondo inclusas melhorias para situações existentes e ações preventivas. Além de caracterizar as particularidades presentes na documentação, é possível conhecer todos os aspectos envoltos ao objetivo primário das instituições, ou seja, a sua realidade administrativa e institucional –estrutura física e os recursos materiais, físicos, tecnológicos e humanos. Ademais, os registros informacionais vinculados à gestão dos documentos, promovem o diagnóstico também sobre a sua cultura organizacional.

O objetivo norteador de nossa investigação é refletir teoricamente acerca do diagnóstico arquivístico como ferramenta de decisão para a gestão organizacional, pois operacionaliza os documentos e os processos inerentes ao seu cotidiano e a sua posteridade. Assim, questionamo-nos: quais são as perspectivas que teorizam acerca do diagnóstico para os arquivos?

Essa investigação justifica-se pela recorrência da temática frente à realidade dos arquivos paraibanos, principalmente, quanto às orientações de Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) na graduação em Arquivologia. Por isso, é fundamental organizar e sistematizar essa literatura em relação à temática acerca do diagnóstico arquivístico.

Assim, os objetivos específicos são apresentar os conceitos acerca do diagnóstico, aproximá-los das possibilidades arquivístícas e, por fim, propor modelos de diagnósticos a serem utilizados nos arquivos.

2 METODOLOGIA

A elaboração da metodologia no trabalho científico constitui-se como a etapa que organiza de maneira lógica o percurso trilhado para desenvolver a pesquisa, pois é a partir dos métodos e das técnicas utilizadas que são demarcados e apresentados a trajetória para a coleta e para a análise dos dados do objeto estudado.

Esta investigação caracterizou-se como uma pesquisa de natureza aplicada, efetivamente direcionada a uma determinada realidade, gerando impactos na área da problemática estudada. Assim, buscou-se refletir acerca da produção e da avaliação documental com vista à disseminação de conhecimentos sobre o diagnóstico arquivístico.

A abordagem utilizada nesta investigação foi a qualitativa, pois “[…] considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números” (Prodanov; Freitas, 2013, p. 70). O seu processo de interpretação sobre o fenômeno implica na atribuição de significados.

Ao proceder a pesquisa, apresentamos informações para analisar e compor o conhecimento sobre o significado de cada contexto em que se encontra o respectivo objeto de estudo. Cada agente pesquisador torna-se parte integrante da pesquisa, compreendendo e interpretando as informações apresentadas sobre o objeto de estudo na sua totalidade e especificidades, inexistindo, portanto, na respectiva abordagem, a necessidade de análise interpretativa de dados estatísticos e matemáticos (Prodanov; Freitas, 2013).

Com relação aos objetivos, podemos caracterizar a pesquisa como exploratória e descritiva. Exploratória, porque tivemos a intenção de explorar ideias sobre a presente temática, por meio de levantamento bibliográfico na Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (Brapci), coletando trabalhos científicos e debruçando-se sobre o assunto em tela. Justificamos o uso desta base, pois, para a Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), a Arquivologia é considerada subarea da Ciência da Informação. Do ponto de vista dos descritores utilizados na pesquisa, optamos pelo termo “diagnóstico arquivístico”.

Sobre a pesquisa bibliográfica, constitui-se, segundo Prodanov e Freitas (2013), como aquela que é elaborada a partir da parte pertinente das bibliografias já produzidas e publicadas sobre a temática estudada. Essas fontes incluem revistas, aos livros, às produções científicas e às publicações avulsas, colocando, assim, o pesquisador diante do material existente sobre o conteúdo da pesquisa e permitindo inteirar-se com maior profundidade sobre o assunto estudado.

Segundo Triviños (1987, p. 110), “[...] o estudo descritivo pretende descrever ‘com exatidão’ os fatos e fenômenos de determinada realidade”, detalhando elementos coletados e levantados na pesquisa, com a intenção de promover uma melhor percepção sobre a realidade descrita. Com base na bibliografia analisada, pudemos descrever o nosso objeto de estudo.

Por se tratar de um diagnóstico arquivístico, baseamo-nos nas publicações recuperadas na Brapci (2003) e nos dados obtidos no estudo realizado in loco no arquivo municipal da cidade de Sapé, cidade do interior paraibano. Por nos debruçar sobre uma realidade, nossa investigação trata-se de um estudo de caso, compreendido como “[...] aquele utilizado como objetivo de conseguir informações e/ou conhecimentos acerca de um problema, para o qual se procura uma resposta, [...] ou descobrir novos fenômenos ou as relações entre eles” (Lakatos; Marconi, 2003, p. 186).

Por isso, foi fundamental os registros realizados no diário de bordo do referido arquivo a partir da observação direta e não participante, incluindo-o como instrumento minucioso de coleta de dados. No diário de bordo, foram registradas informações observadas durante as três visitas realizadas ao campo de pesquisa nos meses de maio, junho e junho de 2023, ano de realização da pesquisa.

Nesse diário de bordo, todas as observações foram documentadas durante as visitas ao campo de investigação, observando as características e as especificidades do ambiente, desde questões envoltas à adequação estrutural, à forma de organização e de descrição, ao acesso da informação, ao acondicionamento dos documentos, à disponibilização de equipamentos e aos outros elementos característicos do campo. Dessas questões, pudemos refletir acerca da literatura sobre diagnóstico arquivístico.

Com base nesse arsenal de informação, realizamos análise documental dos dados coletados no campo de pesquisa e dos elementos obtidos na Brapci (2023) para substanciar o embasamento teórico. Segundo Richardson (2012) e Zanella (2009), essa análise é uma técnica capaz de investigar os acontecimentos sociais por meio dos fatos registrados em bases documentais internas ou externas à instituição.

Assim sendo, foram selecionadas e recolhidas todas as informações pertinentes ao assunto constituídas em documentos e em trabalhos publicados que apresentam ideias e conceitos relevantes para a área, bem como os registros das observações e todo o aparato de informações localizadas e construídas no campo de pesquisa. A partir disso, organizamos todos os dados colhidos e avaliamos tema o diagnóstico arquivístico e sua relevância para a área.

3 CONSIDERAÇÕES E ANÁLISES SOBRE O CONCEITO DE DIAGNÓSTICO

O diagnóstico arquivístico consiste em um estudo detalhado que tem como objetivo conhecer a realidade do arquivo, pois o avalia em sua totalidade: estrutura física (recursos, materiais, físicos, tecnológicos e humanos); documental (envolve as funções, as atividades, condições de armazenamento e de preservação e os fluxos informacionais), administrativa e institucional; e os aspectos culturais e organizacionais.

Para sua efetiva aplicação, é necessária a realização de um estudo detalhado alicerçado em uma análise crítica, na qual identifica e aplica, a partir dos métodos e técnicas da Arquivologia, práticas que contribuam para o eficiente funcionamento e resguardo dos documentos de arquivo. Nessa perspectiva, Almeida e Vitoriano (2018, p. 73) ressaltam que o diagnóstico de arquivo

[...] é uma das ferramentas utilizadas com o objetivo de conhecer a situação arquivística da organização de maneira abrangente, a partir da coleta de informações sobre a documentação produzida, seu arquivamento e preservação (Almeida; Vitoriano, 2018, p. 73).

Assim, o diagnóstico de arquivos é um instrumento bastante utilizado no campo da Arquivologia, pois através dele, como citado anteriormente, é possível visualizar todos os aspectos intrínsecos à instituição, permitindo assim traçar metas e planejar ações que melhor arranjem o arquivo (Santos, 2017).

De acordo com Calderón et al (2004, p. 101), o diagnóstico deve

[...] ser o ponto de partida para os projetos de organização de documentos, subsidiando a proposta de modelos de classificação, avaliação e descrição apropriadas, visando a um destino final eficiente e eficaz. [Já] o levantamento geral dos dados sobre as atividades, fluxo informacional, estruturas e funções retratam a concepção que a instituição/organização tem sobre a importância e valor da informação (Calderón et al, 2004, p. 101).

Assim, é fundamental descrever a história da instituição, sua rotina, suas condições de armazenamento e de conservação e seus recursos pessoais, tecnológicos e materiais. Outras características podem ser inclusas, no sentido de contribuir na elaboração do diagnóstico arquivístico, e que contemplem as informações com maior eficiência a partir das especificidades que existem nos acervos investigados.

Para Almeida e Vitoriano (2018), existem diferentes terminologias para se referir ao processo de conhecimento documental da instituição, que neste estudo denominamos como diagnóstico de arquivo (ou arquivístico), também é nomeado na literatura como análise situacional, identificação documental (ou de documentos) e análise documental. Partindo desse viés, as autoras também avaliam que a falta de tal padronização contribui negativamente para o desenvolvimento do fazer teórico e prático dentro do campo de estudo.

Assim sendo, é válido destacar que o termo “diagnóstico” não é originário especificamente da Arquivologia, mas sim das Ciências da Saúde. Entretanto, como é possível observar, é comumente utilizado pelos profissionais e pelos estudantes desse campo de estudo, pois se trata de um instrumento imprescindível para compreender as organizações e em seus acervos arquivísticos. Segundo Campos (2019), o termo começa a ser utilizado no Brasil na década de 1980, quando o Arquivo Nacional cria o Programa de Modernização Institucional-Administrativa, que tinha como objetivo auxiliar no processo de identificação e organização dos documentos pertencentes ao acervo da respectiva instituição.

Campos (2019) apresenta o termo diagnóstico em quatro diferentes áreas do conhecimento, cada um com a sua respectiva definição, a saber: Administração, Arquivologia, Ciências Sociais e Medicina, dispostas no Quadro 1.

ÁREA DO CONHECIMENTO	DEFINIÇÃO DE DIAGNÓSTICO
Administração	“É um processo de levantamento de informações sobre uma organização, de análise e de identificação de problemas. Esse processo permite que a definição de objetivos e a elaboração de um plano de ação para alcançá-los” (Campos, 2019, p. 42-43).
Arquivologia	“É fase integrante da identificação arquivística. [...] O diagnóstico aparece como uma ferramenta de identificação do objeto acervo e como insumo para as propostas de controle físico dos documentos (Campos, 2019, p. 48).
Ciência Sociais	“Tem por objetivo conhecer a realidade social de um indivíduo ou de um grupo, sua relação com outros indivíduos e instituições, para identificar problemas e propor soluções” (Campos, 2019, p. 41).
Medicina	“É um procedimento, onde são coletadas informações sobre o paciente, seus sintomas e sinais. Seu objetivo é de identificar, a partir dos dados coletados, qual a doença, definir um tratamento e acompanhar a evolução dos resultados” (Campos, 2019, p. 39).

Desse modo, apesar da proposta de uma gestão documental suceder a aplicação do diagnóstico na instituição, inexiste definição concreta para esta ferramenta consolidada como relevante para o fazer arquivístico, e que é comumente definida como identificação.

Após a realização do levantamento bibliográfico na Bapci, constatamos que nos dicionários referenciais na área, a saber, Camargo e Bellotto (1996) e Cunha e Cavalcanti (2008), a definição do termo usado, em renomeados documentos, é “diagnóstico de arquivo”.

Em específico, no Dicionário de Terminologia Arquivística, elaborado por Camargo e Bellotto (1996, p. 24), o termo é apresentado como sendo a

[...] análise das informações básicas (quantidade, localiz

ação, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta e outras) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades (Camargo; Bellotto, 1996, p. 24).

A segunda referência, o Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia, categoriza o diagnóstico em três perspectivas: diagnóstico de arquivos, diagnóstico empresarial e diagnóstico setorial. Sobre o diagnóstico de arquivos, objeto de nossa investigação, é definido como o

[...] levantamento de informações relativas à quantidade, forma, tipo, localização, condições de conservação, taxa de acumulação, cronologia, frequência de utilização dos documentos e dados similares, a fim de planejar programas de acumulação, eliminação, microfilmagem e outras atividades arquivísticas (Cunha; Cavalcanti, 2008, p. 122).

Há um terceiro dicionário referencial na área, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (Arquivo Nacional, 2005). Nele, inexiste definição de diagnóstico, compreendendo como sendo uma atividade comumente realizada e discutida no campo da Arquivologia. Desse modo, avaliamos que, em uma reedição deste dicionário, a premente necessidade de incorporar conceito ao termo diagnóstico arquivístico.

Assim, percebemos que os dois primeiros conceitos possuem semelhanças em seu significado quanto ao que deve ser observado e realizado no processo de diagnóstico arquivístico. Observamos também que nas duas definições supracitadas, o processo de diagnosticar não está unicamente ligado à parte estrutural do acervo, mas que concebe elementos gerais que descrevem o gerenciamento da informação, bem como tenciona ações a serem elaboradas posteriormente.

3.1 SOBRE O DIAGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO

Após o acontecimento da Segunda Guerra Mundial, a produção desordenada de documentos e uma imensurável quantidade de informações foram acumuladas, sendo necessários meios que diminuíssem esse quantitativo, visando indiscutivelmente a organização e recuperação das informações nesses documentos, bem como evitar o acúmulo e guarda desnecessária nos arquivos.

Compreendemos que a ausência da gestão documental desde a fase inicial da produção de documentos e nas fases subsequentes são refletidas simultaneamente em todo o restante do processo documental. Tais consequências podem ser visualizadas tanto nos locais de guarda, comportando o acúmulo desordenado de documentos, quanto pela busca por uma informação, inviável devido à falta de organização ou aos casos de perda do documento em virtude das condições precárias do ambiente físico e de segurança.

A gestão de documentos é “[...] o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes às atividades de produção, de tramitação, de uso, de avaliação e de arquivamento de documentos em ‘fase corrente’ e ‘intermediária’, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda na 3ª fase, ‘permanente’” (Ferreira, 2005, p. 194-195). É através do estudo do fluxo informacional, da realidade institucional, das atividades executadas, da estrutura física e dos recursos materiais e pessoais, da busca e do acesso à informação, dentre outros aspectos levantados no diagnóstico.

Almeida, Valentim e Vitoriano (2020, p. 606) ressaltam que “[...] o diagnóstico de arquivo deve ser a base para a implantação da gestão de documentos”, haja vista que o mapeamento e o reconhecimento da organização são extremamente necessários para planejar, gerenciar e controlar as informações e os documentos de qualquer organização. Desse modo, é evidenciado que tais instrumentos naturalmente abarcam a classificação dos documentos produzidos e recebidos e lhes atribuem caráter de destinação, seja para a guarda permanente ou eliminação, garantindo assim a racionalização da produção, a celeridade, acesso e transparência às informações como também à salvaguarda dos documentos sendo acondicionados adequadamente.

O diagnóstico de arquivo tem por finalidade levantar dados sobre o arquivo, especialmente sobre o processo informacional da instituição para que sejam pensadas e propostas melhorias que colaborem para uma gestão de documentos de qualidade.

Ao que se refere ao processo de diagnóstico de arquivo, segundo Campos (2019), essa atividade compreende as seguintes ações:

a) Planejamento do diagnóstico – momento em que são definidos e apresentados o objetivo da realização do diagnóstico e o seu desenvolvimento;

b) Levantamento de informações – corresponde ao recolhimento dos dados a serem examinados;

c) Análise dos dados – é analisada o contexto real em que os documentos estão inseridos;

d) Identificação de problemas – reconhecimento dos problemas encontrados no arquivo;

e) Plano de ação – apresentação das sugestões de melhorias e solução para os problemas identificados;

f) Monitoramento das soluções – possibilita acompanhar a eficiência das medidas executadas.

Por meio do diagnóstico de arquivo, é possível conhecer como acontece o processo de produção, de tramitação, de acumulação e de tratamento dos documentos, além de toda a realidade interligada direta ou indiretamente à instituição. São informações essenciais para pensar na proposição de melhorias que auxiliam no desenvolvimento da prática dos arquivos (Barboza; Silva; Silva, 2020).

Nessa direção, pontuamos a indicações de metodologias desenvolvidas por autores que são referência nessa área de estudo da Arquivologia, a exemplo de Campos (2019), Lopes (1997), Paes (2004) e Pazin (2005). Os referidos autores abordam no diagnóstico questões que vão além dos itens estruturais do arquivo, tendo a sagacidade de perceber os problemas relacionados aos documentos de informação. Por isso, as considerações apresentadas pelos citados autores, tornam-se pertinentes e um ponto de partida na elaboração do diagnóstico em arquivo (Santos; Maia, 2023).

Lopes (1997), precursor no Brasil sobre os estudos de diagnósticos na área da Arquivologia, afirma que o diagnóstico arquivístico pode ser difundido a partir de duas vertentes, a maximalista e a minimalista.

Ao que compete o diagnóstico sob a ótica maximalista, Lopes (1997) caracteriza como aquele que levanta informações da situação dos arquivos e das suas instituições a âmbito de países, estados e municípios. Porquanto, o diagnóstico consiste em conhecer a realidade tanto histórica, como também política e administrativa, buscando descobrir as ligações entre os fundos recolhidos e as funções governamentais, além disto, visa a colaborar para a criação e fixação de políticas públicas no âmbito dos arquivos.

Sobre o diagnóstico minimalista, configura-se como aquela área em que o levantamento de dados arquivísticos está delimitado especificamente a uma organização. Consiste em um trabalho integrado voltado ao programa de gestão documental. O autor destaca ainda que o diagnóstico minimalista está com maior frequência presente no cotidiano do arquivista, de modo que é mais comum existir demandas de uma instituição do que de um país. Posto isso, o autor reitera que pensar e trabalhar com problemas de uma situação específica contribui para a resolução de uma demanda no geral.

Para coletar dados, “[...] os diagnósticos devem ser precedidos de pré-diagnósticos (Lopes, 1997 p. 45). O autor indica a realização de um pré-diagnóstico, que consiste de maneira simplista em preparar o ambiente para coletar as informações, subsequentemente recolhê-las visando em diminutiva a incidência de perca de tempo e incidência de uma menor margem de erros no decorrer da aplicação do diagnóstico. Outrossim, cada instituição possui suas particularidades e especificidades e isso precisa ser demonstrado no diagnóstico.

Para Pazin (2005), que igualmente se debruça sobre o tema, apresenta considerações sobre o diagnóstico no campo das empresas. A autora destaca que o diagnóstico “[...] deve ser iniciado com o levantamento de informações sobre a entidade geradora do arquivo” (Pazin, 2005, p. 9). Ou seja, o estudo dever ser prioritariamente iniciado versando sobre o conhecimento da instituição diagnosticada, conhecendo a sua história, o mercado que está inserida, suas funções e atividades, para que assim sejam relacionadas com a realidade documental produzida e existente no acervo, é a partir do específico que se chega ao geral.

Para a coleta de dados, são indicadas a realização de entrevistas que, segundo Pazin (2005, p. 10), “[...] produzem um material riquíssimo para compreender o arquivo. Devem ser realizadas com os responsáveis diretos pelas áreas”. Diferentemente da visão empírica, a entrevista constitui-se como um importante instrumento de interação para conhecer o desconhecido, as pessoas que cotidianamente, seja por um médio tempo ou uma vida inteira, são ricas fontes de conhecimento sobre o arquivo.

Além disso, as informações específicas acerca dos documentos podem ser coletadas a partir de três questões, como aponta Pazin (2005, p. 10), que são: “1. Quem produziu o documento? (Estrutura) 2. Por que o documento é produzido? (Função) 3. Qual o caminho percorrido pelo documento ao cumprir sua função administrativa? (Trâmite).” Assim, é possível entender todo o percurso de produção, de utilização, de tramitação e de armazenamento do documento de informação.

De acordo com Paes (2004), o processo de organização dos arquivos acontece mediante o desenvolvimento de quatro fases, que corresponde primordialmente no levantamento de dados. Em seguida, a realização da análise dos dados coletados, que subsidia a elaboração do planejamento estratégico que, por fim, culmina na implantação e no acompanhamento do projeto de arranjo do arquivo. Sobre o diagnóstico de arquivo, a autora compreende que consiste na “[...] constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo” (Paes, 2004, p. 36).

Podemos perceber que o levantamento de informações nos setores de arquivo está intrinsecamente ligado ao processo de gestão de documentos, de modo que esta prática compõe o conhecimento preliminar do acervo a ser investigado, que a posteriori auxilia na tomada de decisões referentes ao acervo documental, a curto, médio e longo prazo.

Ademais, a coleta de dados, segundo Paes (2004), deve contemplar, além das informações presentes na documentação existente no arquivo, como o gênero e a espécie documental, a modelagem do documento, o estado de conservação, a forma de acondicionamento e o método de organização e o conjunto de normas legais constitutivas da entidade que o arquivo provém. Por isso, é relevante identificar os dados correspondentes a equipe de trabalho, sua estrutura física e equipamentos disponíveis.

Para Campos (2019, p. 115), “[...] o diagnóstico de arquivo pode ser um processo e pode ser um documento”. Nesse estudo, caracterizamos como um processo, quer dizer, um conjunto de procedimentos a serem executados no decorrer do levantamento e na análise de dados com a intenção de conhecer a realidade do acervo, identificar lacunas e propor soluções.

Contudo, transforma-se em um documento porque as informações ao serem registradas resultam na elaboração de um relatório que apresenta todos os dados identificados no processo de diagnóstico. Segundo a autora, esse relatório pode ser classificado como expositivo e propositivo. É expositivo porque são apresentados elementos que evidenciam a importância da implementação da gestão documental na instituição. Propositivo por elencar as medidas essenciais para a inserção de um programa de gestão de documentos e alinhamento de reveses (Campos, 2019).

Posto isto, Campos (2019), desenvolveu em sua pesquisa uma metodologia com requisitos mínimos para a formulação de um diagnóstico de arquivo. Entretanto, a autora ressalta que diante das especificidades existentes no setor de cada arquivo, fica preconizado a adaptação a cada realidade prática, sendo possível suprimir ou acrescentar requisitos ao diagnóstico.

Para a realização do diagnóstico arquivístico, Campos (2019, p. 116) recomenda que sua execução deve preceder a criação de “[...] um Plano de Trabalho que registra: a equipe que realiza o trabalho, a criação da base de dados para o registro das informações levantadas; a agenda de visitas aos espaços onde existem documentos; as atividades que executas e o seu quem responsável; e o cronograma do projeto.” A seguir, no Quadro 2, estão listados os requisitos mínimos para a elaboração do diagnóstico de arquivos, que englobam questionamentos sobre o que, porque e como coletar e as fontes em que tais informações podem ser coletadas:

O que coletar	Porque coletar	Como coletar	Fontes
1 – Conhecimento da organização
História, Missão, Função, Atividades, Processos, Estrutura organizacional (com número de pessoas), Cultura organizacional e Estilo de gestão	Identificação, Criação, Avaliação, Aquisição, Classificação, Descrição e Difusão	Análise de documentos, Entrevistas, Observação e História oral	Documentos constitutivos, Contrato social, Estatuto Regimento, Planejamento estratégico, Relatório de atividades, Cadeia de valor, Políticas, Processos de trabalho e Organograma
2 – Conhecimento da equipe envolvida com a gestão de documentos
Quantidade, Formação e Engajamento	Definição de equipe e Necessidade de treinamentos	Entrevistas e Observação	Gestores e Equipe de gestão de documentos
3 – Identificação de instrumentos e iniciativas de gestão de documentos
Políticas, Plano de classificação, Tabela de temporalidade e destinação, Controle de vocabulário, Instrumentos de descrição, Instrumentos de difusão, Definições de acesso e de restrições, Registro de eliminações de documentos, Processos e Procedimentos	Identificação, Criação, Avaliação, Aquisição, Conservação, Classificação, Descrição e Difusão	Análise de documentos, Entrevista e Observação	Gestores, Colaboradores e Equipe de gestão de documentos
4 – Inventário
Tipos de documentos, Suporte, Conteúdos, Valor, Documento vital, Frequência de consulta, Estado de conservação, Datas-limite, Quantidades, Embalagem e Movelaria	Identificação, Criação, Avaliação, Conservação, Classificação, Descrição e Difusão	Análise de documentos, Observação e Visita	Documentos, Setores de trabalho e Arquivos
5 – Característica das instalações
Localização, Tamanho, Capacidade, Adequação às normas de conservação, Segurança e Custo	Conservação, Definição de espaço e Necessidade de adaptação	Análise de documentos, Entrevista, Observação e Visita	Setores de trabalho, Arquivos e Plantas
6 – Identificação de tecnologias utilizadas na gestão de documentos
Sistemas informatizados e Equipamentos	Identificação, Criação, Avaliação, Aquisição, Conservação, Classificação, Descrição, Difusão e Necessidade de adaptação dos sistemas	Análise de documentos, Análise de sistemas, Entrevista e Observação	Documentos, Gestores, Sistemas informatizados e Equipe de gestão de documentos
7 – Identificação de problemas informacionais
Recuperação, Acesso, Comunicação, Perda Volume, Produção irracional de documentos e Segurança	Identificação, Criação, Avaliação, Aquisição, Conservação, Classificação, Descrição, Difusão e Plano de trabalho	Análise de documentos, Análise de sistemas, Entrevista e Observação	Documentos, Gestores, Sistemas informatizados, Equipe de gestão de documentos e Colaboradores

A metodologia de diagnóstico elaborada por Campos (2019), conforme apresentada no Quadro 2 acima, compreende sete etapas, que são: conhecimento da organização; conhecimento da equipe envolvida com a gestão de documentos; identificação de instrumentos e iniciativas de gestão de documentos; inventário; característica das instalações; identificação de tecnologias utilizadas na gestão de documentos; e identificação de problemas informacionais.

Igualmente, Paes (2004) e Pazin (2005) defendem a premissa de que o arquivo inexiste de forma isolada. Ao contrário, é resultado de ações advindas de uma autarquia, todavia, indispensavelmente deve ser estudada nesse processo de levantamento de dados para que se possa entender o contexto pertencente ao arquivo.

Campos (2019), Lopes (1997) e Pazin (2005) concordam sobre as técnicas de coleta de dados no diagnóstico, que podem ocorrer por meio de formulários, entrevistas, observação, dos documentos produzidos, recebidos e acumulados e todas aquelas informações que norteiam a história e as bases legais da organização. Esse material coletado corrobora para a composição do projeto de trabalho que tem por finalidade apontar problemáticas e sugerir soluções para as questões inerentes aos documentos arquivísticos. Além disso, os autores mencionados aquiescem que no diagnóstico deve ser abordado com maior relevância não apenas envolvendo a parte estrutural do arquivo, mas todas as singularidades presentes no próprio documento e no meio no qual está inserido.

A respeito do profissional para a realização do diagnóstico de arquivo, Santos e Maia (2023, p. 240), destaca que “[...] o arquivista é o profissional capacitado para elaborar e realizar o diagnóstico de arquivo, pois utiliza de ferramentas e metodologias especializadas na coleta das informações, propondo medidas e as executando-as, atendendo as necessidades de cada instituição”. O diagnóstico está intrinsecamente ligado ao processo de gestão de documentos. Assim como a proposição de um programa de gestão de documentos é precedido pela realização de um diagnóstico e coordenado indispensavelmente por um arquivista, o mesmo profissional deve ser diligenciado para o processo de diagnóstico, que de forma proficiente realizará a atividade.

4 PROPOSTA DE ELABORAÇÃO DE DIAGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO

A partir do estudo realizado no arquivo municipal de Sapé, cidade do interior paraibano, nas práticas de orientação da investigação e na literatura da área, apontamos diretrizes para a realização do diagnóstico arquivístico:

a) Estrutura física: tamanho do espaço e suas condições de ventilação (natural e/ou artificial), de controle de temperatura (tipos de equipamentos como ar condicionado, unificador e desumidificadores) e de iluminação (proporciona conforto e visibilidade para os funcionários durante o processo de manuseio da documentação e luminosidade adequada como forma de prevenção dos documentos existentes no acervo); local em que o arquivo funciona (o prédio possui contrato de locação ou é próprio) e se está sujeito à inundações ou outro tipo de desastre natural e humano e suas condições estruturais (rachaduras);

b) Recursos humanos: quem são os funcionários e nível de escolaridade; se há na instituição arquivista formado e/ou técnico em arquivo; se há oferta de vagas de estágios destinadas aos discentes do curso de Arquivologia; se a equipe faz uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e quais (máscaras, óculos, luvas, jaleco e tocas);

c) Mobiliário: para o acervo, para o trabalho técnico (incluindo a higienização dos documentos) e para os usuários;

d) Tecnologia: se há computador para auxiliar nas atividades técnica dos funcionários (digitalização, organização do acervo digitalizado, indexação, alimentação da página eletrônica do acervo, busca e de cadastro de informações produzidas pela instituição); se há impressora e scanner para impressão, cópias e digitalização de documentos e sistema informatizado; se há conexão para internet e rede wi-fi;

e) Acondicionamento: físico (caixas de papelão ou de poliondas e pastas a-z; estantes - tipo [deslizante, aço ou madeira], quantidades e tipos) e digital (senha para tratamento e de acesso). Descrição quanto à exposição a poeira, ao manuseio mecânico e aos agentes biológicos. Identificação dos documentos para acondicioná-los adequadamente. Política de Preservação e Conservação – realização de higienização e de desinfestação periódica.

Essas são algumas considerações referentes à nossa proposta, visando contribuir com a literatura da área. Essas sugestões, somadas as abordagem mencionadas nesse estudo, a exemplo de Almeida, Valentim e Vitoriano (2020), de Campos (2019), de Lopes (1997), de Paes (2004) e de Pazin (2005), promovem relevante debate para a Arquivologia.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O diagnóstico arquivístico é uma temática fundamentalmente interessante à Arquivologia por se configurar como uma ferramenta que visa coletar informações acerca da realidade dos arquivos. Sua relevância se deve por avaliar de forma minuciosa e propositiva as condições reais dos acervos arquivísticos. O diagnóstico, ao apresentar a experiência vivida e propor profícuas soluções de ordem prática, aproxima o estudante à leitura e ao estudo acadêmico.

Também é responsável pela identificação do acervo, interligando as questões estruturais e/ou as funções às atividades documentais. Além de colaborar para a elaboração de um planejamento estratégico no âmbito institucional, ressalta o seu papel como um instrumento que permite refletir assuntos que precisam ser desenvolvidos em momentos futuros.

Os arquivos públicos municipais possuem denotada serventia à administração pública, comunidade científica, ao efetivo exercício da cidadania e fortalecimento sociocultural.

Por sua vez, a legislação brasileira deixa claro sobre a responsabilidade dos poderes no âmbito executivo e legislativo de criar e implementar políticas públicas com vistas a promover o gerenciamento, preservação, guarda e acesso aos documentos de arquivo. O diagnóstico arquivístico pode ser uma poderosa ferramenta com o propósito de servir tanto as atividades institucionais quanto garantir o exercício pleno democrático de acesso à informação, pois reflete a realidade e propõe situações para servir ao público e permitir transparência no acesso e no uso.

O arquivista exerce importante papel na sociedade, sendo o responsável pela organização dos documentos através de técnicas e métodos que colaboram para a padronização e o gerenciamento da informação, conforme o que é preconizado nas normas e nas diretrizes arquivísticas.

Tendo em vista que as repartições públicas são espaços que com frequência fazem uso dos documentos de informação para as mais diversas atividades cotidianas, se faz necessário a inserção deste profissional para gerir e atender as demandas, sejam externas ou internas. Reforçamos que o diagnóstico subsidia as atividades para a composição da gestão de documentos na instituição, para a transparência documental e para a promoção do acesso e do uso de suas informações.

REFERÊNCIAS

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Fonte: Campos (2019).

Quadro 1 – Definição de diagnóstico em outras áreas do conhecimento

Quadro 2 – Requisitos mínimos para a elaboração de um diagnóstico de arquivo

Fonte: Campos (2019, p. 117-119).