RESUMO: Circunscreve os centros de documentação por meio das funções atribuídas aos serviços ofertados aos usuários, define ainda que as possibilidades de atuação dos CEDOC, como gestão dos documentos, a disseminação cultural e a preservação da memória institucional. Justificativa: O interesse de pesquisa nesta temática partiu do entendimento da relevância desses espaços como responsáveis pela criação do senso de pertencimento dos seus participantes pós o desenvolvimento das Tecnologias de Informação e Comunicação. Objetivo: O artigo objetiva conceituar e estabelecer os elementos que fundamentam os centros de documentação. Para isto, expõe as aproximações e distanciamentos dos conceitos e características dos arquivos, bibliotecas e museus, a fim de demonstrar as principais diferenças, diante de outras fontes de informação e memória. E, dentro desse contexto, responsáveis pela preservação de sua identidade institucional através do tempo. Como procedimento metodológico, esta pesquisa se caracteriza, do ponto de vista da sua natureza, como uma Pesquisa Básica. Método: Do ponto de vista da forma de abordagem do problema, como uma Pesquisa Qualitativa e Do ponto de vista de seus objetivos, enquanto uma Pesquisa Exploratória. Para a realização da pesquisa, utilizou como método a Pesquisa Bibliográfica. Conclusão: Por fim, encontram-se como resultados que, em um ponto de vista semântico, os centros de documentação desempenham as mesmas funções de outras instituições de memória e de gestão de forma híbrida, embora cada um tenha suas particularidades.

PALAVRAS-CHAVE: centros de documentação; memória institucional; arquivos; bibliotecas; museus.

ABSTRACT: It circumscribes documentation centers through the functions attributed to the services offered to users, and also defines the possibilities for CEDOCs to act, such as document management, cultural dissemination and the preservation of institutional memory. Justification: The research interest in this subject arose from the understanding of the relevance of these spaces as being responsible for creating a sense of belonging among their participants following the development of Information and Communication Technologies. Objective: The article aims to conceptualize and establish the elements that underpin documentation centers. To do this, it discusses the differences between the concepts and characteristics of archives, libraries and museums, in order to demonstrate their main differences from other sources of information and memory. And, within this context, they are responsible for preserving their institutional identity over time. As a methodological procedure, this research is characterized from the point of view of its nature as Basic Research. Method: From the point of view of how it approaches the problem, as a Qualitative Research and from the point of view of its objectives, as an Exploratory Research. Bibliographical research was used as the method used to carry out the research. Conclusion: The results show that, from a semantic point of view, documentation centers perform the same functions as other memory and management institutions in a hybrid way, although each one has its own particularities.

Keywords documentation centers; institutional memory; library science. Archives (institution); libraries; museums.

1 INTRODUÇÃO

Na era pós-digital as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) reconfiguraram radicalmente as formas de aquisição e intercâmbio de conhecimento e informação nas rotinas sociais e científicas. Com isso nota-se o aprimoramento dos processos informacionais relacionados à divulgação e disseminação da informação. Dessa forma, as ferramentas e tecnologias desenvolvidas no ambiente virtual e/ou digital proporcionam à sociedade maiores possibilidades nas buscas, otimizando tempo e tornando-a, de certa forma, mais acessível para as pessoas. Em relação à preservação documental, é possível afirmar que, com o passar dos anos e o desenvolvimento das técnicas de trabalho, hoje temos métodos e técnicas pensadas de forma específica para a preservação das memórias.

A pluralidade de campos de ação que os centros de documentação (CEDOC) conjugam para a sociedade propõe refletir sobre a definição e a importância congênere desses espaços para a consolidação e disseminação da memória institucional como “espaços de memória” e conhecimento especializado.

O objetivo geral deste artigo visa estabelecer os elementos que fundamentam os centros de documentação. Já os objetivos específicos, cumprem teorizar os Centros de Documentação, e tecer as relações deste com outras unidades de informação: Museus, Bibliotecas e Arquivos, podendo assim, compreender e diferenciar os CEDOC dos demais espaços, mesmo com as similaridades em relação à salvaguarda do acervo patrimonial dentro de suas particularidades e características. Serão contemplados tópicos relacionados à implantação desses espaços, bem como seu desenvolvimento, configurações e a sua relevância para o âmbito da Biblioteconomia.

Para definir, estruturar e guiar o percurso da pesquisa, os procedimentos metodológicos se caracterizam como etapa fundamental para a realização das pesquisas científicas. Dessa forma, esta pesquisa se caracteriza, do ponto de vista da sua natureza, como uma pesquisa básica que “objetiva gerar conhecimentos novos úteis para o avanço da ciência sem aplicação prática prevista” (Silva; Menezes, 2005, p. 20). Assim, visa construir conhecimentos sobre os centros de documentação e as relações que este estabelece com outras unidades de informação, a saber: arquivos, bibliotecas e museus.

Do ponto de vista da forma de abordagem do problema, baseia-se em Pesquisa Qualitativa.

Considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números. A interpretação dos fenômenos e a atribuição de significados são básicas no processo de pesquisa qualitativa. O processo e seu significado são os focos principais de abordagem (Silva; Menezes, 2005, p. 20).

Do ponto de vista de seus objetivos, a Pesquisa Exploratória visa:

desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias para estudos posteriores. [...] constituem a primeira etapa de uma investigação mais ampla e [...] envolvem levantamento bibliográfico e documental, entrevistas não padronizadas e estudos de caso. [...] São desenvolvidas com o objetivo de proporcionar visão geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato, [...] realizada especialmente quando o tema escolhido é pouco explorado [...] (Gil, 2008, p. 27).

O objetivo se caracteriza como uma pesquisa exploratória, devido ao interesse em desenvolver conhecimentos sobre a temática escolhida, como parte da formação acadêmica destes autores. Para a operacionalização da pesquisa, foi utilizada a Pesquisa Bibliográfica,

elaborada a partir de material já publicado, constituído principalmente de livros, artigos de periódicos e atualmente com material disponibilizado na Internet. A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla do que aquela que poderia pesquisar diretamente. [...] é indispensável nos estudos históricos (Gil, 2008, p. 50).

Também foram utilizadas algumas bases de dados, como o Google Scholar, a Biblioteca Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD) e a BRAPCI. Assim, o presente estudo se molda nos parâmetros de fácil entendimento sobre a temática, buscando alcançar pessoas leigas. A pesquisa se justifica por sua relevância na medida em que o tema e o objeto de estudo descrevem problemas reconhecidamente relevantes para o reconhecimento das instituições, bem como das atividades e decisões balizadoras da construção da identidade organizacional.

Partiu da problemática sobre as similaridades e diferenças existentes entre as unidades de informação. Buscou-se, ainda, entender as finalidades e as funções sociais destes espaços informacionais. Por fim, se divide em duas partes, sendo as seções dois (2) e três (3) representantes do referencial teórico e as demais (procedimentos metodológicos e conclusão) como elementos de fundamentação da pesquisa.

2 BIBLIOTECAS, MUSEUS E ARQUIVOS COMO INSTITUIÇÕES DE MEMÓRIA

Como locais depositários das memórias individuais e coletivas, arquivos, bibliotecas e museus têm a missão de gerir, manter e preservar documentos que podem ser utilizados não somente para pesquisa, mas também para uso cultural ou comprovação de direitos. Desde a invenção da imprensa de Gutenberg, no século XV, observou-se, assim, uma evolução significativa nos meios de comunicação e na disseminação da informação. Nesse contexto, a Arquivologia e a Biblioteconomia se expandiram para organizar e gerenciar a vasta documentação produzida, o que é essencial para a preservação do conhecimento. Além disso, o documento, como elemento conectivo entre essas unidades de informação, desempenha um papel fundamental.

Para Bellotto (2004, p. 35), “os arquivos, bibliotecas e centros de documentação têm corresponsabilidade no processo de recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico”. Na acepção mais genérica, o conceito de documento é entendido como o suporte que registra informações. No entanto, quando inserido nos campos arquivísticos, biblioteconômicos e museológicos, o documento passa, portanto, por uma qualificação distinta, uma vez que a natureza de cada unidade de informação impõe critérios específicos. Assim, “é a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu” (Bellotto, 2004, p. 36).

Partindo da compreensão dos conceitos de documento nas três áreas apontadas nesta seção, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, no âmbito do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE-CONARQ), define como documento de arquivo, ou documento arquivístico,

informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.” (Conselho Nacional de Arquivos, 2004, p. 7).

A definição do verbete acima aponta uma importante característica dos documentos de arquivo, a sua vinculação ao produtor e às atividades responsáveis pela sua produção. Isto não ocorre nos documentos de biblioteca, haja vista a distinção das razões de ser desses dois tipos de unidade de informação. Representando criações artísticas, produtos de pesquisa científica ou ainda, objetivando a disseminação técnica, humanística e filosófica, o documento de biblioteca,

[...] trata de informar para instruir ou ensinar. Os documentos são gráficos, sejam eles impressos ou manuscritos, desenhos, mapas, plantas, ou são material audiovisual. Sua forma usual é a impressa e múltipla, isto é, a mesma obra pode existir em mais de uma biblioteca. São documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público (Bellotto, 2004, p. 37).

Percebe-se assim, que, diferentemente do princípio arquivístico da unicidade, os documentos de biblioteca não cumprem este objetivo, pois não estão relacionados à atividade do produtor nas fases correntes e intermediárias. Assim como os documentos de biblioteca, os documentos museológicos também podem originar-se de criações artísticas. Ainda segundo a autora (Bellotto, 2004, p. 37), estes documentos

[...] testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. A característica desses documentos é serem tridimensionais, isto é, serem objetos. Têm os mais variados tipos, naturezas, formas e dimensões.

Neste contexto, o diálogo entre as três áreas para a consolidação dos centros de documentação, que serão apresentados a seguir, só é possível com o entendimento das diferenças e aproximações entre o objeto documento, responsável por direcionar a razão de ser das unidades de informação: arquivo, biblioteca e museu. Em colaboração aos conceitos acima apresentados, no artigo intitulado, “o conceito de documento na Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia”, elaborado por Gabrielle Francinne de S.C Tanus; Leonardo Vasconcelos Renault; Carlos Alberto Ávila Araújo (2012), são estabelecidas as noções e relacionamentos do conceito de documento entre as três áreas, tendo como base os problemas, os métodos e a forma de desenvolvimento, conforme quadro 1, a seguir.

Portanto, estas unidades de informação (arquivo, biblioteca e museu) são entidades de preservação documental, refletindo o seu contexto social, cultural e informacional. Segundo Bellotto (2004, p. 38-39) é possível estabelecer que:

• a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e seus fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc.);

• O arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (em outras palavras, quando cessarem as razões por que foram criados); e a fonte geradora é única, ou seja, é administração ou a pessoa à qual o arquivo é ligado;

• O museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional.

No que tange à apresentação de cada unidade de informação, destaca-se que os arquivos acumulam documentos produzidos ou recebidos no âmbito de um órgão, ou entidade, podendo ainda ser acumulados no decorrer das ações de uma pessoa física. Pode ser classificado quanto à entidade mantenedora, seu estágio de evolução, sua extensão de atuação ou pela natureza dos documentos (Paes, 2005). No caso dos arquivos públicos, os documentos possuem uma finalidade administrativa, jurídica ou social e a referência é feita por conjuntos de documentos e não objeto por objeto, como os museus e das bibliotecas (Tessitore, 2003). O surgimento dos arquivos pode ser compreendido, entendendo que,

logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares. Surgiram assim os arquivos, destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época, como também à proteção dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza (Paes, 2005, p. 15).

Assim, têm como principal finalidade “[...] servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história” (Paes, 2005. p. 20). O gerenciamento de um acervo e seu tratamento técnico depende de suas particularidades, onde os documentos de arquivos serão tratados seguindo os preceitos da Arquivologia, da mesma forma que objetos museológicos seguirão as diretrizes museológicas.

Trazendo a perspectiva de Bellotto (2004), temos que os documentos arquivísticos resultam das funções administrativas e funcionais dos diferentes órgãos e/ou pessoas, chegando aos arquivos naturalmente, não formando coleções e, sim, fundos. O termo “fundo” é usado para designar o “conjunto de documentos de uma mesma proveniência”, sendo esta, “[...] uma entidade coletiva, pessoa ou família produtora de arquivo” (Arquivo Nacional, 2005). A Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu parágrafo 2º, diz que:

[...] consideram-se arquivos para os efeitos dessa lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Brasil, 1991).

A segunda unidade de informação é a biblioteca, que pode ser entendida como principal objetivo dessas instituições, é satisfazer as demandas informacionais da população. Contudo, ao longo da história, houve períodos em que mecanismos de repressão impediram que as bibliotecas desempenhassem seu papel de organizadoras e disseminadoras da informação, seja ela cultural, política, religiosa ou educacional. Nesse contexto, as bibliotecas são vistas como acervos organizados intencionalmente.

De acordo com Tessitore (2003), elas atuam como órgãos colecionadores, definindo o conteúdo de seus acervos. Os documentos que chegam às bibliotecas resultam de uma acumulação seletiva; ou seja, esses materiais não são reunidos de maneira espontânea, mas são criteriosamente selecionados para integrar o acervo de uma biblioteca específica, formando, assim, o que chamamos de “coleções”.

O acervo biblioteconômico é composto principalmente por livros, mas também inclui publicações periódicas, folhetos, manuscritos e outros formatos de documentos (Bellotto, 2000). Entretanto, ao discutir a atuação do profissional bibliotecário, Almeida Júnior (2018, p. 19) destaca que “boa parte da população acredita que o bibliotecário trabalha apenas com o livro e com a leitura, limitando-se a emprestar e facilitar o acesso aos livros nas dependências da biblioteca”. Essa visão restringe a função do bibliotecário à preservação dos livros, refletindo uma perspectiva clássica da Biblioteconomia e de seu passado.

Neste trabalho, Almeida Júnior (2018, p. 18) argumenta que, ao longo do tempo, “as bibliotecas buscaram preservar o conhecimento humano, que constitui um patrimônio imaterial e cultural de uma determinada civilização e/ou da humanidade como um todo”. Essa abordagem social da atuação das bibliotecas se assemelha à razão de ser dos museus. Adicionalmente, Tessitore (2003, p. 13) esclarece que os museus possuem “objetos tridimensionais, originados da atividade humana ou da natureza, reunidos artificialmente sob a forma de coleções, em torno de seu conteúdo ou função”.

Nesse sentido, a organização dos museus é pautada pela natureza e finalidade de seus acervos com propósitos educativos, científicos e culturais, fazendo referência a cada objeto. Assim como nas bibliotecas, os museus também formam coleções, pois os objetos e documentos preservados em suas instituições são resultados de uma seleção, adquiridos conforme as características do museu, sua missão institucional e diretrizes de aquisição de acervos.

Segundo o Estatuto Brasileiro de Museus, em seu artigo 1º,

consideram-se museus [...] as instituições sem fins lucrativos que conservam, investigam, comunicam, interpretam e expõem, para fins de preservação, estudo, pesquisa, educação, contemplação e turismo, conjuntos e coleções de valor histórico, artístico, científico, técnico ou de qualquer outra natureza cultural, abertas ao público, a serviço da sociedade e de seu desenvolvimento (Brasil, 2009, p. 1).

Na perspectiva museológica (ICOM, 2022), os documentos são reinterpretados como artefatos culturais, nos quais o valor simbólico supera sua função utilitária, constituindo-se em vetores de identidade e memória coletiva. Dessa forma, todo e qualquer objeto, produzido em qualquer suporte, que seja definido como recurso informacional de interesse institucional. Nesse ínterim, são considerados patrimônios documentais todos os objetos físicos ou não, identificados com um ou mais assuntos específicos à instituição museal.

A definição do conceito de documento de museu abrange diferentes tipos e distinções intuitivas e conceptuais de modelos (Chagas; Godoy, 1996). Nessa perspectiva, Maria de Lourdes Horta (2000), os documentos se constituem ao longo do tempo como patrimônios (bens) materiais ou imateriais, cujo valor simbólico se consolida no centro de determinada comunidade. Estes podem ser abrangentes ou fechados, interpretados de diversas maneiras e apresentar formatos bidimensionais ou tridimensionais. Ressalta-se, assim, que a natureza do documento museológico transcende seu suporte físico, incorporando-se à memória coletiva.

O aumento da atenção à produção de conhecimento gerou uma revolução tecnológica, onde todos os setores da sociedade foram afetados, incluindo as formas de lidar e tratar a informação. Com o progresso tecnológico, os profissionais da informação vislumbraram problemas advindos no que tange à preservação dos documentos, que agora estão muitos em formato digital, pois se faz necessário repensar como preservar esse tipo de ativo. Como enuncia Botão (2023, p. 524), “A revolução tecnológica foi decisiva para a reformulação epistemológica e prática de algumas áreas, dentre elas, a biblioteconomia, impactando na revisão de pressupostos teóricos e profissionais desta área”.

Em síntese, os Cedocs são compreendidos como instituições híbridas que integram características de diversas unidades de informação. Devido a essa natureza híbrida, são desenvolvidas metodologias específicas para a gestão de seus acervos, que podem incluir uma ampla variedade de tipologias documentais. Essas instituições se caracterizam por tipos distintos, campos de atuação especializados e uma definição clara de suas diretrizes de pesquisa.

Nesta seção, foi possível verificar que a caracterização de uma unidade de informação “varia na sua finalidade, conforme os propósitos fundamentais de sua criação”. E que “trabalha com documentos, criando-os e coletando-os, classificando-os, conservando-os e divulgando-os” (Paes, 2005, p. 20). A seguir, serão discutidos os elementos que caracterizam e fundamentam os Centros de Documentação.

3 CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS

A transição de documentos físicos para o formato digital tem se intensificado no Brasil desde a década de 1990, acompanhando uma tendência global de modernização na gestão da informação. Tanto o setor público quanto o privado adotaram a digitalização como uma estratégia para aumentar a eficiência no acesso aos dados e otimizar processos decisórios. Esse movimento ganhou ainda mais força diante da necessidade de garantir o acesso remoto, preservar acervos e agilizar rotinas em áreas como a administração pública, o sistema judiciário e o meio empresarial.

Nesse contexto, o Brasil vem se destacando no desenvolvimento de normas específicas voltadas à gestão e preservação de documentos digitais. Segundo diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), essas iniciativas se alinham à Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que estabelece a política nacional para arquivos públicos e privados. A digitalização tem possibilitado, portanto, não apenas o acesso mais rápido às informações, mas também uma gestão mais eficiente de grandes volumes de dados, com o apoio de tecnologias que facilitam seu armazenamento, organização e recuperação.

Diante desse cenário, os centros de documentação assumem um papel cada vez mais relevante, atuando não apenas como repositórios informacionais, mas também como guardiões da memória institucional. Esses centros gerenciam acervos que englobam documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos, oferecendo serviços especializados que atendem a demandas de pesquisa histórica, científica, cultural e jurídica. Como destacam Castro e Gastaud (2017), essas instituições se configuram como espaços híbridos, integrando diferentes tipologias documentais e, assim, promovendo tanto a preservação quanto o acesso à memória social e institucional.

Além disso, a digitalização desses acervos contribui para a democratização do acesso à informação. A partir dos anos 2000, esse processo foi impulsionado pela promulgação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011), que incentivou instituições públicas a disponibilizarem documentos de interesse coletivo de forma mais transparente e acessível. Com o avanço das tecnologias digitais, foi possível preservar diferentes tipos de documentos em repositórios institucionais, assegurando tanto a visibilidade dos atos institucionais quanto a continuidade da memória ao longo do tempo.

Por fim, é importante destacar que, conforme aponta a Associação Brasileira de Gestão de Documentos (ABGD), a digitalização tem se mostrado essencial, especialmente nos setores jurídico e administrativo, onde o volume documental cresce exponencialmente. Nesse sentido, tecnologias emergentes como a inteligência artificial e o machine learning vêm sendo incorporadas para aperfeiçoar a indexação e a recuperação das informações, tornando o acesso mais ágil, preciso e eficiente.

No ensaio Entre Memória e História: a problemática dos lugares, Pierre Nora propõe uma distinção essencial entre memória e história. A memória é apresentada como algo vivo, subjetivo e vinculado às vivências de grupos sociais, enquanto a história assume um caráter analítico, marcado pelo distanciamento temporal. Essa diferenciação ajuda a compreender o papel dos centros de documentação como espaços que preservam registros da memória coletiva, permitindo seu acesso para futuras gerações. Para o autor, esses chamados “lugares de memória” surgem no contexto da modernidade, quando a transmissão espontânea das lembranças começa a enfraquecer, exigindo sua conservação em suportes materiais como documentos e objetos.

Tanno (2018), ao discutir o papel político dos centros de documentação, amplia essa análise ao vincular as instituições de memória ao direito à cidadania e à construção de uma sociedade democrática. Assim, os centros de documentação desempenham um papel essencial ao selecionar e preservar memórias que muitas vezes são excluídas da história oficial. Ela argumenta que, ao oferecer acesso a essas memórias, os centros promovem a inclusão democrática, permitindo que diferentes grupos sociais marginalizados tenham suas histórias preservadas e acessíveis ao público. O acesso à informação nesses centros, segundo a autora, “[…] é garantir o direito à memória, à cidadania, à(s) identidade(s) que dizem respeito às histórias e experiências de um grupo social, étnico, religioso e cultural”. (Tanno, 2018, p. 89).

Além disso, tanto Tanno quanto Nora enfatizam que os centros de documentação atuam como locais de disputa simbólica, onde diferentes grupos lutam pelo reconhecimento de suas narrativas. Ao consolidar memórias em centros de documentação, essas instituições não apenas preservam documentos, mas também garantem que esses grupos possam disputar, de forma equânime, o espaço simbólico da memória coletiva (Nora, 1993, p. 14; Tanno, 2018, p. 93). Esse papel de mediação entre a preservação e o acesso é essencial para uma sociedade que busca não apenas preservar, mas também democratizar o conhecimento.

Centros de Documentação, antes de qualquer definição, são instituições de memória patrimonial e podem ter acervo de 3 tipologias: Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia, no entanto, para entendê-lo claramente, é importante diferenciá-lo das demais unidades de informação. Profissionais responsáveis por Cedoc devem possuir competências em naturezas de documentação distintas, além disso, eles ainda reúnem documentos no formato físico e mídia digital, tornando-se um local de alta possibilidade de pesquisa, podendo se encaixar em várias realidades e novos desafios. Segundo Tessitore (2002, p. 6) possuem,

[...] documentos de origens diversas (sob a forma de originais ou cópias) e referências sobre uma área específica da atividade humana ou da natureza, documentos e referências que podem ser tipificados como de arquivo, biblioteca e /ou museu. Trata-se, portanto, de um órgão colecionador e/ou referenciador (quando só referência dados em fichas ou computador). Sua finalidade é a informação cultural, científica, funcional, jurídica ou social especializada, o apoio à pesquisa; seu objetivo é informar, mas pode ser também instruir e provar. O processamento técnico de seu acervo se dará segundo a natureza do material: de arquivo, biblioteca ou museu.

O CEDOC, “reúne, por compra, doação ou permuta, documentos únicos ou múltiplos de origens diversas e/ou referências sobre uma área específica da atividade humana” (Tessitore, 2003, p. 14). Os tipos de aquisição de acervo dependerão das naturezas documentais que integrarão o Cedoc, ou seja, a aquisição ocorrerá de forma natural e orgânica, por conta de a produção estar atrelada à atividade dos produtores, ou ainda, doação, no caso de coleções e acervos pessoais.

Assim, cabe destacar que, “antes de estabelecer seu perfil, o centro deve conhecer as demais entidades de documentação locais, a fim de complementá-las, somar esforços e não as duplicar, especialmente onde os recursos são escassos” e, caso não ocorra desta forma, “[...] teremos um órgão preservando documentos que outro já custodia, enquanto outros conjuntos documentais se perdem” (Tessitore, 2003, p. 18). Nesse contexto, percebe-se que os centros de documentação desempenham um papel crucial na constituição da memória institucional. Eles são responsáveis por coletar, organizar, preservar e disponibilizar documentos e informações que refletem a história e as atividades de uma instituição.

Esses centros são, portanto, fundamentais para a manutenção da memória institucional, garantindo que a história e os valores da instituição sejam preservados e transmitidos para as futuras gerações. Cumprem um importante papel para consolidação da memória da instituição e da preservação da História por meio da garantia que os registros históricos de uma instituição sejam preservados de forma segura e acessível. Isso inclui documentos fundacionais, relatórios anuais, correspondências, fotografias e outros materiais que documentam a evolução da instituição.

A memória institucional ajuda a construir e reforçar a identidade da instituição, legitimando as ações e decisões passadas, fornecendo uma base sólida para a continuidade e a credibilidade da instituição. Além disso, oferece recursos de apoio à pesquisa e à educação para pesquisadores, estudantes e funcionários que buscam entender a história e o desenvolvimento da instituição. 

Para Camargo (1999) o CEDOC é uma unidade institucional cujos objetivos é gerar informações e organizar fontes para a pesquisa. As características dos trabalhos de um centro de documentação são indicadas por Atherton nos seguintes termos:

[...] um centro de documentação especializado examina detalhadamente, bem como avalia as fontes primárias e secundárias de informação científica e técnica, compreendendo inclusive documentos comerciais e outros, geralmente negligenciados por bibliotecários. O resultado das pesquisas do centro de documentação é utilizado seja para responder questões muito específicas formuladas pelos pesquisadores e cientistas, seja para uma difusão menos específica das informações especializadas, de maneiras muito elaboradas, como a publicação de índices, resumos, relatórios sobre a documentação, etc. Seu papel de transformação do conteúdo das fontes primárias da informação científica e técnica em um produto que seja diretamente utilizável pelo usuário do centro de documentação científica e técnica pode conduzi-lo a fornecer traduções ou reproduções de documentos originais (Atherton, 1977, p. 114).

Nesse contexto, trata-se de uma unidade de informação que apoia a pesquisa institucional, acadêmica ou individual, e não a gestão de sistemas arquivísticos, os quais estabelecem uma complexa rede de relações entre arquivo permanente e arquivos correntes, com finalidades, sobretudo, administrativas e probatórias. Para Tessitore (2003), o processo de implantação dos Cedoc ocorre em três passos, como demonstrado a seguir.

O primeiro passo é reconhecer as características e especificidades, quanto melhor definido for a área temática, melhor o Cedoc dominará a área de atuação técnica e sua linguagem específica, analisando qual seu tipo de acervo, podendo ser: Fundos de Arquivo: um arquivo que passou a conviver com outros semelhantes ao ser transferido para o Centro de Documentação; Coleções: conjuntos de documentos reunidos, artificialmente, em torno de temas; Material Hemerográfico: jornais, revistas e boletins; Material Bibliográfico: livros, teses e folhetos; Objetos Tridimensionais: conforme a área do Centro; Bancos de Dados: sobre temas específicos, referências sobre as atividades e o acervo de entidades afins, quais atividades irá realizar, quem é seu público e quais são suas demandas de informação.

Segundo passo é a estrutura organizacional, ou seja, a divisão de setores que podem contar com às áreas de tratamento documental (acervo arquivístico, bibliográfico e hemerográfico), de conservação e reprografia (conservação física do acervo e serviços de reprodução de documentos), de apoio à pesquisa e difusão cultural e a área administrativa (Tessitore, 2003).

O terceiro passo são as funções do acervo, que podem ser: quanto ao recebimento e registro; quanto ao registro de entrada de fundos e coleções; quanto ao registro de entrada de publicações; quanto ao tratamento documental; arranjo e descrição de fundos de coleção (Tessitore, 2003).

Reitera-se o papel de unidade colecionadora, e que faz referência a uma área específica, ou seja, uma característica desses locais, é a especialização em uma área de conhecimento e a partir disto, serão compostos o seu acervo e a definição de suas funções de pesquisa, bem como a composição de sua equipe técnica científica. O gerenciamento de um acervo e seu tratamento técnico depende das particularidades dele, naturalmente. Neves (2005) pontua como peculiaridades desses espaços o fato de serem especializados em determinados assuntos.

Uma característica marcante dos centros de documentação está na sua configuração, ou seja, esses espaços normalmente estão atrelados ao desenvolvimento de trabalhos ligados à área de informação especializada, como o trabalho de organização de arquivos, coleções de revistas, fotografias, jornais e bibliotecas. Esses locais são considerados geradores e produtores de informação, um diferencial para seu funcionamento, porque se tornam imprescindíveis ao desenvolvimento de pesquisas (Neves, 2005, p. 15).

Por fim, a contribuição literária que o autor nos traz é relevante pelo fato de ser possível interpretar mais um conceito do que seriam os centros de documentação como um local munido de acervos informacionais e culturais, pois podem salvaguardar patrimônios de outras especificidades.

4 CONSIDERAÇÕES

Este estudo permitiu constatar que os centros de documentação (CEDOCs) representem espaços informacionais híbridos por excelência, cuja complexidade operacional deriva justamente da convergência entre arquivos, bibliotecas e museus. À luz das evidências apresentadas, verifica-se que sua função primordial transcende a mera guarda documental, posicionando-se como agentes ativos na construção de memórias institucionais plurais. Assim, a partir da análise realizada, foi possível conhecer especificidades e características não apenas dos arquivos e bibliotecas, mas também dos centros de documentação e museus, ainda que de forma breve.

Do ponto de vista teórico, a pesquisa corroborou que a natureza dos documentos nos CEDOCs exige abordagens interdisciplinares, dado que seus acervos integram suportes diversos - desde objetos tridimensionais até registros digitais -, cuja preservação demanda protocolos específicos em cada tipologia. Desse modo, é possível inferir que os centros de documentação são imprescindíveis não apenas para atender demandas especializadas, mas também para fomentar pesquisas transversais - especialmente em contextos digitais -, onde a convergência de acervos exige novos paradigmas de preservação e acesso.

Nesse aspecto, destaca-se a relevância da elaboração de diretrizes unificadas para gestão desses materiais, sobretudo em um cenário de acelerada transformação tecnológica), em perspectivas futuras, sugerem-se: estudos empíricos sobre usuários digitais; incorporação de abordagens decoloniais nos acervos; desenvolvimento de métricas para avaliação de impacto.

Quanto às limitações do estudo, reconhece-se que a abordagem exclusivamente bibliográfica não permitiu explorar casos empíricos, sugerindo, para pesquisas futuras, a aplicação de metodologias quali-quantitativas que mensuram o impacto social desses centros. Ademais, seria profícuo investigar como as práticas decoloniais - em voga na Ciência da Informação contemporânea - podem ressignificar os acervos de CEDOCs, ampliando representatividades marginalizadas. Por fim, infere-se que os CEDOCs não apenas preservam o passado, mas também fomentam novas epistemologias.

REFERÊNCIAS

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Quadro 1 - Noção de documento nos três campos

Fonte: Tanus; Renault e Araújo (2012, p. 170