GESTÃO DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO DO IFCS/UFRJ: UM RELATO DE EXPERIÊNCIA DOS DESAFIOS E SOLUÇÕES
Palavras-chave:
Gestão de documentos; Arquivos universitários; Preservação; Conservação.Resumo
As universidades lidam com uma variedade enorme de documentos, desde registros acadêmicos e administrativos até trabalhos de pesquisa, projetos de extensão e materiais históricos. Os arquivos universitários são essenciais para o ensino, pesquisa e extensão. No entanto, documentos antigos e frágeis exigem cuidados especiais de conservação e restauração para garantir sua longevidade. Nesse contexto, o objetivo deste trabalho é mostrar os desafios e soluções na Gestão de Documentos do arquivo do Instituto de Filosofia e Ciências Sociais (IFCS) da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Trata-se de um relato de experiência que possui uma abordagem qualitativa para compartilhar vivências, práticas e aprendizados adquiridos. Os resultados apontam que para a gestão eficaz de documentos universitários é necessário um processo contínuo que requer levantamento de dados, análise da documentação do acervo e estrutura do arquivo, planejamento e depuração física e, por fim, a implementação e acompanhamento das atividades. Concluiu-se que é possível uma maior eficiência na recuperação de documentos ao adotar um programa de gestão de banco de dados, que contribui para organização e melhoria do trabalho.
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